MADDE 19 – (Değişik:RG-31/12/2014-29222 4.mükerrer)

(1) (Değişik:RG-18/2/2023-32108) Şirket, bu maddede belirlenen esaslar çerçevesinde, fon hizmet birimi hizmeti ve bilgi sistemlerine ilişkin hizmetleri Kuruldan izin alınması şartıyla yatırım kuruluşlarından ve uzmanlaşmış diğer kuruluşlardan temin edebilir. Faaliyetleri sınırlı portföy yönetim şirketlerine ilişkin olarak bu Tebliğin 9 uncu maddesinde belirlenen esaslar saklıdır.

(2) (Mülga:RG-18/2/2023-32108)

(3) (Mülga:RG-18/2/2023-32108)

(4) Dışarıdan hizmet alınabilmesi için söz konusu hizmetlerde yönetim, içerik tasarımı, erişim, kontrol, denetim, güncelleme, bilgi veya rapor alma gibi fonksiyonlarda karar alma gücü ve sorumluluğunun Şirkette olması gerekir.

(5) Dışarıdan hizmet alımı, Şirket ile hizmet sağlayıcı kuruluş arasında imzalanan, işin niteliğine uygun bir sözleşme kapsamında yürütülür.

(6) Şirketin, hizmet sağlayıcı kuruluşun, sağlanacak hizmeti istenilen kalitede gerçekleştirebilecek düzeyde teknik donanım, altyapı, mali güç, tecrübe, bilgi birikimi ve insan kaynağına sahip olup olmadığını tespit etmesi zorunludur. Hizmet sağlayıcı kuruluş tarafından görevlendirilen ihtisas personelinin Tebliğde belirtilen şartları sağlaması zorunludur. Şu kadar ki, söz konusu hizmetin yatırım kuruluşlarından sağlanması halinde Tebliğde ilgili ihtisas personeli için aranan mesleki yeterlilik ile varsa tecrübe şartının sağlanması yeterlidir. Ayrıca söz konusu ihtisas personelinin yetki, görev ve sorumluluklarını içeren görev tanımları ile iş akışlarının yazılı hale getirilerek hizmet alımına ilişkin sözleşmenin eki haline getirilmesi ve ilgili kişiye imza karşılığında teslim edilmesi zorunludur.

(7) Dışarıdan hizmet alan Şirket, hizmet alımına ilişkin iş akış prosedürlerini oluşturmak ve gerekli iç kontrol mekanizmalarını kurmak zorundadır. Dışarıdan hizmet alımından doğabilecek riskler ile hizmetlerin herhangi bir surette kesintiye uğraması veya aksaması durumunda uygulamaya konulacak bir eylem planıyla birlikte bu risklerin yönetilmesine ve alınan destek hizmetinin ikame edilebilirliğine ilişkin bilgilere bu Tebliğ uyarınca hazırlanan acil ve beklenmedik durum planında yer verilir.

(8) Dışarıdan hizmet alımı; Şirketin sermaye piyasası mevzuatından kaynaklanan sorumluluklarını ortadan kaldırmaz ve Şirketin yasal yükümlülüklerini yerine getirmesini, ilgili düzenlemelere uymasını ve etkin biçimde denetlenmesini engelleyici nitelikte olamaz.

(9) Şirket, bu Tebliğ kapsamında dışarıdan sağlanan hizmetler için de portföy yönetim hizmeti verdiği kişilerin menfaatlerinin korunmasına ve sır saklamaya ilişkin gerekli tüm önlemlerin alınmasından sorumludur.

(10) Hizmetin yurtdışından sağlanması halinde;

a) Hizmet sağlayıcı kuruluşun faaliyet gösterdikleri ülke düzenlemeleri ve uygulamalarında, Kurula ihtiyaç duyduğu bilgi ve belgeleri zamanında, eksiksiz ve doğru sunulmasına ve bu kuruluşlardan alınan hizmetle ilgili Kurul tarafından denetim yapılmasına ilişkin herhangi bir engel bulunmaması zorunludur.

b) Şirket, ülke riskini dikkate almak ve hizmetin herhangi bir surette kesintiye uğraması veya aksaması durumunda iş devamlılığını ve gerekirse bu hizmetin yurt içinden alınmasını sağlayacak eylem planlarını hazır bulundurmak zorundadır.

c) Bu hizmeti sunan kuruluş ile çalışanlarının Tebliğ şartları karşısındaki durumu ilgili ülke düzenlemeleri dikkate alınarak Kurulca değerlendirilir.

(11) Kurul hizmet sağlayıcı kuruluşlardan, Kanun ve bu Tebliğ hükümleri ile ilgili her türlü bilgiyi istemeye, bunların tüm defter ve belgeleri ile elektronik, manyetik ve benzeri ortamlarda tutulanlar dâhil tüm kayıtlar ve sair bilgi ihtiva eden vasıtalar ile bilgi işlem sistemini incelemeye, bunlara erişimin sağlanmasını istemeye ve bunların örneklerini almaya, işlem ve hesaplarını denetlemeye, ilgililerden yazılı ve sözlü bilgi almaya, gerekli tutanakları düzenlemeye yetkili olup, ilgililer de istenilen bilgi, defter ve belge ile elektronik, manyetik ve benzeri ortamlarda tutulanlar dâhil tüm kayıtlara ve sair bilgi ihtiva eden vasıtalar ile bilgi işlem sistemine erişim sağlamak, kayıtların ve bilgi ihtiva eden vasıtaların örneklerini vermek, yazılı ve sözlü bilgi vermek ve tutanakları imzalamakla yükümlüdürler.