MADDE 11 – (1) (Değişik:RG-27/4/2019-30757) Komisyonun sekretarya ve raportörlük hizmetleri Millî Savunma Bakanlığında Personel Genel Müdürlüğü Personel İşlem Dairesi Başkanlığı, Jandarma Genel Komutanlığında ve Sahil Güvenlik Komutanlığında ise Personel Başkanlıkları tarafından yürütülür. Sekretarya birimi aşağıdaki görevleri yerine getirir:

a) Bu Yönetmelik esaslarına uygun olmayan başvuruların cevaplandırılması.

b) Komisyona intikal eden belgelerin yeterlik ve geçerlilik yönünden incelenmesi.

c) Varsa, eksik belgelerin getirtilmesi.

ç) Gündemin hazırlanması ve komisyon üyelerinin toplantıya çağrılması.

d) Dosyanın komisyona sunulması.

e) Komisyon kararının yazılması, imza ve onaya sunulması.

f) Komisyon kararının, ilgili makamlara gönderilmesi.

(2) Komisyonun toplantı saati ve yeri gündemle birlikte sekretarya birimi tarafından üyelere önceden gönderilir.

(3) Raportör gündemdeki dosyaları toplantı sırasında komisyona sunar. Her dosya üzerinde görüşmeler sonuçlandıktan sonra oylamaya geçilir.

(4) Komisyon salt çoğunlukla toplanır, oy çokluğu ve açık oyla karar verir. Oylamada çekimser kalınamaz. Başkan oyunu en son kullanır. Oyların eşitliği halinde başkanın bulunduğu tarafın oyu geçerli sayılır.

(5) Başkan ve üyelerin mazeretleri nedeniyle toplantıya katılamamaları halinde, komisyona vekiller katılır.

(6) Kararlar, toplantı bitiminde oybirliği ve/veya oy çokluğu ile alındığı da belirtilmek suretiyle raportör tarafından yazılır ve üyeler tarafından imzalanır.

(7) Karşı oy kullananların gerekçelerine kararda yer verilir.