MADDE 17 – (1) İdare, çerçeve anlaşma kapsamında yapılacak her bir alım için ayrı bir münferit sözleşme işlem dosyası düzenler. (Değişik: 14/11/2012–28467 R.G./5.md.) Bu dosyada ihale sürecinin bulunduğu aşamaya göre EKAP üzerinden hazırlanarak çıktısı alınanlar dâhil aşağıdaki belgeler yer alır:

a) Münferit sözleşme onay belgesi ve eki yaklaşık maliyet hesap cetveli,

b) Teklif vermeye davet yazıları,

c) İstekliler tarafından sunulan teklifler,

ç) İtirazen şikayet başvurusunda bulunulmuş ise bu başvuruyla ilgili idare ile Kurum arasındaki tüm yazışmalar ve Kurumun verdiği kararların onaylı örnekleri,

d) İsteklilere yapılan bildirimlere ilişkin tebligat ve alındı belgeleri,

e) İhale komisyonu tutanak ve kararları,

f) İhale süreci ile ilgili diğer belgeler.

(2) Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla münferit sözleşme işlem dosyasının birer örneği, teklif vermeye davet yazısının isteklilere gönderildiği tarihte idare tarafından ihale komisyonu üyelerine verilir.

(3) Münferit sözleşme işlem dosyası çerçeve anlaşma işlem dosyası içinde muhafaza edilir.