(1) Muhasebe birimleri arasındaki devir işlemleri aşağıda açıklanmıştır:
a) Devredilen muhasebe birimlerinin devir işlemleri
1) Muhasebe biriminin devredildiğine ilişkin Bakanlıktan emir alındığı tarihten kaldırılma tarihine kadar işlemlere devam edilir ve o zamana kadar yapılan ön ödemelerin tahakkuk belgeleri alınmak veya nakden tahsil edilmek suretiyle mahsubu sağlanır. Başka kuruluşlar adına muhasebe birimi hesaplarında toplanmış olan paralar ilgili kuruluşlara gönderilir. Yukarıda açıklanan işlemler tamamlandıktan ve yevmiyeler kapatıldıktan sonra, geçici mizan çıkarılarak devir veren hesaplar için yeniden yevmiye açılır ve aşağıdaki işlemler yapılır:
2) Kasa mevcudu olarak görünen para, teslimat müzekkeresi ile bankaya yatırılır ve teslimat müzekkeresinin bankaca onaylı nüshası muhasebe birimine gelince tutarı hesaplara kaydedildikten sonra banka mevcudu olarak görünen tutar için, devir alan muhasebe birimine aktarılmak üzere gönderme emri düzenlenir.
3) Muhasebe biriminde mevcut olup devir alan muhasebe birimine teslimi gereken değerlerden, işletme malı menkul kıymet ve varlıklar ile kişilere ait menkul kıymetler ve teminat mektupları, hesaplardan çıkarılarak devir alan muhasebe birimine alındı belgesi karşılığında teslim edilir.
4)Yukarıda açıklandığı şekilde kasa mevcudu bankaya yatırılıp, banka mevcudu devir alan muhasebe birimine aktarıldıktan sonra, kasa ve banka hesabı dışında kalan ve borç veya alacak artığı devreden hesapların devir tarihine göre artıklarını ayrıntılı olarak gösteren ikişer nüsha devir mizanı düzenlenir. Devir mizanı, devir alan muhasebe biriminin devreden hesaplarla ilgili kayıtlarına esas olacağından, ilgili defterlerde yer alan bilgileri kapsaması gerekir. Devir mizanının birer nüshaları devir alan muhasebe birimine teslim edilir. İkinci nüshaları devir alan muhasebe yetkilisi tarafından imzalandıktan sonra saklanır.
5) Bu işlemler tamamlandıktan sonra, muhasebe biriminin devir tarihinde, borç artığı devreden hesapların artıkları, ilgili hesaplara alacak; alacak artığı devreden hesapların artıkları da ilgili hesaplara borç, kaydedilmek suretiyle hesaben devredilir ve muhasebe işlem fişinin ilgili nüshaları devir alan muhasebe birimine gönderilir.
6) Devir veren hesaplar kapatıldıktan ve devirler yapıldıktan sonra, devir tarihi olarak tespit edilen günün sonu itibarı ile verilmemiş ise o yıla ait yönetim dönemi hesabı dosyası düzenlenerek bir nüshası Sayıştaya gönderilir.
7) Yukarıda açıklanan işlemler yapıldıktan sonra muhasebe biriminin gerek eski yıllara, gerek yeni yıla ait kullanılmış olan alındı, gönderme emri, teslimat müzekkeresi, defter ve belgeleri ayrıntılı olarak ikişer nüsha düzenlenecek tutanaklar ile devir alan muhasebe birimine teslim edilir. Kısmen kullanılmış olan alındı, gönderme emri ve teslimat müzekkeresi ciltlerinin kullanılmamış yaprakları iptal edilir. Tutanakların bir nüshası devir alan muhasebe birimine verilir, bir nüshası da söz konusu belgeler içerisine konulur.
8) Kullanılmamış olan alındı, gönderme emri, teslimat müzekkeresi, defter ve belgeler ayrı ayrı ikişer nüsha listesi yapılarak devir alan muhasebe birimine ayrıca teslim edilir. Bu listelerde seri ve sıra numarası taşıyan alındı ve belgelerin numaraları gösterilir. Her iki nüsha da devir alan muhasebe yetkilisine imza ettirilerek bir nüshası teslim edilen belgelerle birlikte devir alan muhasebe birimine verilir, bir nüshası ise muhasebe biriminin bağlı bulunduğu defterdarlığa; defterdarlığa bağlı olmayan muhasebe birimlerine ait listeler ise bu alındıları gönderen yere gönderilir.
9) Kullanılmamış olan çekler ise seri ve sıra numaralarını belirten üç nüsha liste ile birlikte ilgili bankaya imza karşılığı teslim edilir ve bu listenin bir nüshası bankada kalır, bir nüshası devir alan muhasebe birimine verilir; bir nüshası ise muhasebe birimi yazışma dosyasına konulur.
10) Muhasebe birimine ait resmî mühürler, Darphane ve Damga Matbaası Genel Müdürlüğüne gönderilir.
b) Devir alan muhasebe birimince yapılacak işlemler
1) Devir veren muhasebe biriminin, hesap artıklarını gösterir şekilde düzenlediği cetvellerde yazılı miktarlar devir alan muhasebe birimince incelenerek; defterlere işlenmesine esas olacak bilgileri kapsayıp kapsamadığı, hâlen izlenmekte olan alacaklara ait izleme dosyalarının düzenli olup olmadığı, devredilen alacaklardan takipsizlik nedeniyle zamanaşımına uğramış olanların bulunup bulunmadığı tespit edilir. Zamanaşımına uğramış ya da izleme dosyaları verilmemiş olanları varsa, hesaben devir alınmakla beraber, devir veren muhasebe yetkilisinin bu husustaki yazılı görüşü de alınmak suretiyle durum Bakanlığa bildirilir ve alınacak cevaba göre işlem yapılır.
2) Cetvel ve dosyalarda bir noksanlık varsa tamamlattırıldıktan sonra, cetvellerin birer nüshaları onaylanarak kaldırılan muhasebe birimine verilir.
3) Devir veren muhasebe biriminden alınan muhasebe işlem fişinin “karşı muhasebe biriminin hesap kaydı” başlıklı tablosundaki yevmiye kayıtlarının tersi kayıt yapılmak suretiyle, devir alınan değer ve hesapların devir alan muhasebe biriminin kayıtlarına alınması sağlanır.
4) Yukarıda devir alma ve muhasebeleştirme şekli açıklanan hesap artıkları, yevmiyeye ve ilgili defterlere ayrıntılı olarak ve yeniden sıra numarası verilerek kaydedildikten sonra aşağıda açıklanan işlemler de yapılır:
5) Kullanılmamış olarak teslim alınan, seri ve sıra numarası taşıyan ve alındı kayıt defterine kaydedilmesi gereken belgelerin giriş kaydı yapılır. Bunların seri numaraları belirtilmek suretiyle, cilt adetlerini ve devredilen diğer defterler ve basılı kağıtları gösterir bir liste düzenlenerek, söz konusu belgelerin temin edildiği yere gönderilir.
6) Devredilen muhasebe biriminden teslim alınan kullanılmış defter ve dosyalar, bunların dökümünü gösteren liste ile birlikte saklanır.
c) Muhasebe birimi bağlantısı değiştirilen dairelerle ilgili devir işlemleri
1) Mevcut birimlerin muhasebe birimi bağlantılarının ve yerleşim yerlerinin değiştirilmesi konusundaki talepler Defterdarlık ve ilgili İl Müdürlüklerince birlikte değerlendirilerek sonuçlandırılır. Yapılan değişiklikler en kısa sürede Bakanlığa ve ilgili idareye bildirilir.
2) Muhasebe birimi bağlantı değişiklikleri yıl sonu itibarıyla yapılır. Yıl sonu itibarıyla yapılacak muhasebe birimi bağlantı değişikliklerinde bu işletmelerin hesapları, bağlantı değiştirilmeden önceki muhasebe birimi nezdinde Sayıştaya, Bakanlığa ve ilgili idareye verilir.
3) Devir işlemleri bağlantı değiştirilmeden önceki muhasebe biriminde yapıldıktan sonra izleyen malî yılın ilk gününde devir kayıtlarına ilişkin bilanço değerleri, düzenlenecek bir muhasebe işlem fişi ile ters kayıtla kayıtlardan çıkarılır ve yeni bağlanacakları muhasebe biriminin hesabına aktarılır.
4) İşletmeler yeni yıl faaliyetini bu muhasebe birimi nezdinde sürdürürler.
5) Bağlantısı değiştirilen birimlerin eski muhasebe birimi nezdinde açılmış bulunan banka hesapları bir ay süre ile kapatılmaz. Ancak, bu hesapta toplanan paralar, en geç tahsilatı takip eden ilk iş günü içinde bağlanılan muhasebe biriminin banka hesabına aktarılması için ilgili banka şubesine gerekli talimat verilir.
