MADDE 10 – (1) Yönetim Otoritesi, tüm üyelere toplantı tarihinden en geç (Değişik ibare:RG-25/2/2016-29635) on beş iş günü öncesine kadar toplantı davetini ve teklif edilen gündemi, destekleyici belgelerle birlikte elektronik posta ve/veya resmi yazı ile iletir. Komisyona da tüm belgeler İngilizce olarak gönderilir.

(2) Toplantı tarihinden (Değişik ibare:RG-25/2/2016-29635) on beş iş günü öncesinde üyelere gönderilen gündem içeriğinde yer almayan ve gündeme yeni teklif edilen husus ancak Komitede oy birliği sağlanırsa gündeme dahil edilir.

(3) Komite toplantıları ile ilgili belgelerin zamanında Komite üyelerine ulaşmadığı durumlarda, Komite üyeleri gündemde yer alan karar maddesinin bir sonraki toplantıda ele alınmasını talep edebilir ya da resmi yazışma işleminin yapılmasını önerebilir.

(4) Gündem içerisinde, Komitenin karar alması gereken gündem maddeleri ile Komiteye bilgi veya görüş alışverişi yapmak üzere sunulan gündem maddeleri açıkça belirtilir.

(5) Komite üyelerinin gündeme yeni bir madde eklenmesi yönünde talepleri olursa, bu taleplerini ve ilgili belgeleri toplantı tarihinden en az yedi iş günü öncesinde Yönetim Otoritesine iletmeleri durumunda, gündeme eklenmesi hususunda görüşme yapılır.

(6) Gündem, Komite toplantısı başlangıcında üyelerin onayına sunulur.

(7) Komite, gündemde yer alan ve karar verilmesi gereken bir karar teklifinin üyelerin oy çokluğu ile bir sonraki toplantıya ertelenmesi veya konu ile ilgili resmi yazışma işleminin yapılması yönünde karar verebilir. Oylarda eşitlik halinde Başkanın bulunduğu taraf çoğunluğu sağlamış sayılır.