Madde 9 — Yönetim Kurulu, toplantı ve karar nisabını yitirdiği durumlarda Bakanlık; her lisanslı depo işletmesini taahhütlü mektup veya imza karşılığı yazılı davet ile boşalan veya görev süresi biten lisanslı depo işletmelerinin temsilcisi Yönetim Kurulu üyesi ve yedeğini seçmek üzere toplantıya çağırır. Davette; toplantı yeri, tarihi ve saatine yer verilir ve davet tarihi ile toplantı tarihi arasındaki süre 30 günü geçemez.

Her lisanslı depo işletmesi, kendi yönetim kurulu üyeleri arasından belirlediği bir temsilcisinin imzalı temsil yetki belgesiyle birlikte toplantıya katılımını sağlar.

(Değişik üçüncü fıkra:RG-30/10/2021-31644) Toplantıda tüm lisanslı depo işletmesi temsilcilerinin en az dörtte birinin hazır bulunması kaydıyla, toplantıya katılanların yarıdan fazlasının oyunu alan aday Yönetim Kurulu asil üyesi, bu adaydan sonra en fazla oyu alan aday Yönetim Kurulu yedek üyesi seçilir. İlk oylamada gerekli çoğunluk sağlanamazsa, en fazla oy alan iki adayın katılımıyla ikinci oylama yapılır. Bu oylamada daha fazla oy alan aday asil, diğer aday yedek üye seçilir.

(Ek dördüncü fıkra:RG-30/10/2021-31644)(1) Bakanlıkça gerekli görülmesi veya Yönetim Kurulunca talep edilmesi halinde toplantı elektronik ortamda yapılır. Bu durumda, toplantı ile seçim usul ve esasları Bakanlıkça belirlenerek işletmenin merkez adresine toplantı tarihinden en az bir hafta önce gönderilir.

Toplantı, Fonun ve Fonun talebi üzerine Bakanlıkça görevlendirilen bir temsilcinin gözetiminde gerçekleştirilir. Seçim sonuçlarını gösteren tutanak, Bakanlık ve Fon temsilcisi tarafından imzalanır. Seçim tutanağının birer nüshası Bakanlığa ve Fona gönderilir.

Seçime ilişkin tüm giderler, Fondan karşılanır.