MADDE 18 – (1) (Değişik:RG-13/5/2023-32189) Şirketlerin; sigorta ettirenlerinden, sigortalılarından, sigorta tazminat alacaklılarından, resmî ya da özel kurum ve kuruluşlardan aldıkları mektup, telgraf, elektronik posta mesajı, ilam ve tebligatlar ile diğer yazıları, faaliyetleri ile ilgili belgelerin asıllarını veya mümkün olmadığı hâllerde sıhhatlerinden şüpheye mahal vermeyecek kopyalarını ve sigorta ettirenlerine, sigortalılarına, sigorta tazminat alacaklılarına, resmî ya da özel kurum ve kuruluşlara yazdıkları yazıların makine ile alınmış, tarih ve numara sırası verilerek düzenlenecek suretlerini istenildiğinde ibraz edilebilecek şekilde nezdlerinde on yıl süreyle saklamaları zorunludur.

(2) Birinci fıkrada belirtilen belgelerin, oluşturulacak evrak kayıt sisteminde tarih, numara ve konusu belirtilmek suretiyle kaydının tutulması zorunludur. Şirketler, diğer kanunlar ile getirilen sınırlamalar saklı kalmak kaydıyla, yasal defterler dışındaki belgeleri, (Değişik ibare:RG-13/5/2023-32189) Kurumca yapılacak denetimlerde veya istenmesi halinde ibraz edilebilecek şekilde mikrofilm, mikrofiş olarak veya elektronik, manyetik veya benzeri ortamlarda saklayabilirler.