MADDE 5 – (1) (Değişik:RG-10/6/2018-30447) Ödeme belgesi iki nüsha olarak bu Yönetmelikte belirtilen kanıtlayıcı belgelerle birlikte muhasebe birimine verilir. Kanıtlayıcı belgeler ödeme belgesinin birinci nüshasına bağlanır, ödeme belgesinin ikinci nüshası ise muhasebe biriminde saklanır.

(2) Kanıtlayıcı belgeler, kamu harcamalarının belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak yapıldığına ve gerçekleştirildiğine ilişkin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca düzenlenip onaylanan belgelerdir. Kesin veya ön ödeme şeklinde yapılacak kamu harcamalarında ödeme belgesi olarak bağlanacak kanıtlayıcı belgeler aşağıda belirtilmiştir.

a) Bütçeden nakden veya mahsuben yapılacak kesin ödemelerde, 30/12/2006 tarihli ve 26392 mükerrer sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin ekinde yer alan Ödeme Emri Belgesine (Örnek: 1) harcamanın çeşidine göre bu Yönetmeliğin ilgili maddelerinde belirtilen belgeler kanıtlayıcı belge olarak bağlanır.

b) Avans veya kredi suretiyle yapılacak ön ödemelerde;

1) Harcama talimatı veya ihale mevzuatına göre yapılacak alımlarda onay belgesi,

2) Gereken hâllerde kredi izin yazısı,

c) Mevzuatları gereği yüklenicilere verilecek avanslarda;

1) Harcama talimatı, ihale mevzuatına göre yapılacak alımlarda onay belgesi,

2) Avans teminatına ilişkin alındının onaylı örneği,

3) Gereken hâllerde üst yöneticinin kararı, Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin ekinde yer alan Muhasebe İşlem Fişine (Örnek: 2) kanıtlayıcı belge olarak bağlanır.

(3) Ödeme belgesinin birinci nüshasına, kanıtlayıcı belgelerin aslı veya yasal bir sebeple aslı temin edilemeyenlerin onaylı suretleri bağlanır. Fatura ve taşınır işlem fişinin asıllarının bağlanması esastır. Ancak, kaybolma, yırtılma, yanma gibi mücbir sebeplerle aslının temin edilemediği hâllerde, fatura ve/veya taşınır işlem fişinin onaylı örnekleri bağlanmak suretiyle ödeme yapılabilir. Onaylı suretlerin, onaylayan ilgili birim yetkilisinin adı, soyadı, unvanı, imzası ve resmî mühür ile onay tarihini taşıması gerekir.

(4) Elektronik ortamda oluşturulan ortak bir veri tabanından yararlanmak suretiyle yapılacak harcamalarda, veri giriş işlemleri gerçekleştirme görevi sayıldığından, ödeme belgesine ayrıca bu verileri kanıtlayıcı belge bağlanmaz.

(5) (Değişik:RG-3/11/2011-28104) Üçüncü fıkranın uygulanmasına ilişkin usul ve esaslar Maliye Bakanlığınca belirlenir.

(6) (Ek:RG-3/11/2011-28104) Dördüncü fıkranın uygulanmasına ilişkin usul ve esaslar Bakanlıkça belirlenir.

(7) (Ek:RG-7/2/2014-28906) Kurumun elektronik altyapısında üretilmeyen belgeler, elektronik ortama aktarılarak 15/1/2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununa uygun yetki alan elektronik sertifika hizmet sağlayıcıları tarafından üretilmiş sertifika aracılığı ile değiştirilmez olduğunun güvence altına alınması ve zaman damgası ile doğrulanması/damgalanması suretiyle ortak veri tabanına dahil edilmesi halinde, ödeme belgesine kanıtlayıcı belge olarak eklenmez. Belgelerin bu fıkraya göre ortak veri tabanına alınması işlemi gerçekleştirme görevi sayılır. Taranarak sisteme aktarılan fatura ve diğer belgelerin mükerrer kullanımını önlemek için üzerlerine gerçekleştirme görevlileri tarafından görevlilerin adı, soyadı, işlem tarihi ile “Taranmıştır” ibaresi yazılarak imzalanır ve belge üzerine çift çizgi çekilerek muhafaza edilir.