MADDE 21 – (1) İdare, ihalesi yapılacak her iş için bir ihale işlem dosyası düzenler. (Değişik cümle:RG-16/3/2011-27876) Bu dosyada ihale sürecinin bulunduğu aşamaya göre EKAP üzerinden hazırlanarak çıktısı alınanlar dahil aşağıdaki belgeler yer alır:

a) İhale onay belgesi ve eki yaklaşık maliyet hesap cetveli.

b) Teklif Türünün Belirlenmesine İlişkin Form.

c) Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin fiyatla birlikte fiyat dışı unsurlar da dikkate alınarak belirleneceği ihalelerde; fiyat dışı unsurlara, bu unsurların parasal değerlerine veya nispi ağırlıklarına ve hesaplama yöntemine yönelik düzenlemenin gerekçelerinin yer aldığı açıklama belgesi.

ç) İhale ve/veya ön yeterlik dokümanı ile düzenlenmiş ise zeyilname ve yapılmış ise açıklamalar.

d) (Mülga bent:16.03.2019-30716 RG/4. md.,yürürlük: 01.06.2019)

e) İlan ve/veya davet metinleri.

f) Şikayet başvuruları ile bu başvurular üzerine idare tarafından alınan kararlar ve bunların bildirimine ilişkin belgeler.

g) İtirazen şikayet başvurusunda bulunulmuş ise başvuruya ilişkin olarak idare ile Kurum arasındaki tüm yazışmalar ve Kurumun verdiği kararların onaylı örnekleri.

ğ) Aday veya istekliler tarafından sunulan başvurular veya teklifler.

h) İhale komisyonu tutanak ve kararları.

ı) Sözleşme bedelinin Kanunun 53 üncü maddesinin (j) bendinin (1) numaralı alt bendinde belirtilen miktarı aşması durumunda; bu bedel üzerinden hesaplanacak tutarın Kurumun banka hesabına yatırıldığına ilişkin makbuzun aslı.

i) İhale süreci ile ilgili diğer belgeler.

(2) İhale işlem dosyasının birer örneği, ilân veya daveti izleyen üç gün içinde idare tarafından ihale komisyonu üyelerine verilir.