MADDE 84 – (1) Kurumlarda tutulan defterlerin her sayfası numaralanır. Boş kalan kısımlar çizilerek kapatılır, her sayfanın sağ üst köşesi mühürlenir ve son sayfasına kaç sayfa olduğu yazılarak kurum müdürlüğünce onaylanır.

(2) Defter, dosya, çizelge, form ve belgeler mürekkepli kalemle veya e-Yaygın sisteminde düzenlenir. Bunlarda silinti ve kazıntı yapılmaz. Sonradan görülen yanlışın üzeri okunabilecek şekilde tek çizgi ile çizilerek doğrusu yazılır ve gerekli açıklama yapılıp kurum müdürünce onaylanır. e-Yaygın sisteminde düzenlenen bilgi ve belgelerden (Ek ibare:RG-12/6/2021-31509) belge defteri, not listesi ile gerekli görülenlerin çıktıları alınarak bunlar kurum müdürünce onaylanır ve dosyalanır.

(3) Mahkeme kararı ile belge ve belge defterinde yapılması gereken değişiklikler belgenin arkasına ve belge defterlerindeki ilgili yere işlenir. Bu işlem millî eğitim müdürlüğüne bildirilir. Gerektiğinde mahkeme kararı belgelerle birlikte gösterilir.

(4) Nüfus cüzdanı olmayan yabancı uyruklu kursiyerler ile ilgili belgeler düzenlenirken pasaport, yabancı kimlik belgesi, yabancı tanıtım belgesi veya oturma belgelerindeki belge numarası ile bilgiler esas alınır.

(5) Defter ve dosyalar, ilgililer, denetleme yetkisi olanlar ile sayım komisyonlarından başkasına gösterilmez.

(6) (Değişik:RG-28/5/2020-31138) Defter, cetvel ve dosyalar, 18/10/2019 tarihli ve 30922 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre saklanır.

(7) Bakanlık veri tabanından elektronik ortamda kayıtları tutulan işlemler için ayrı defter tutulmaz. Gerektiğinde çıktısı alınarak bu çıktı onaylanıp saklanır.

(8) Bu Yönetmeliğin içinde yer almayan diğer form ve belgeler için aksi belirtilmedikçe Mayıs 2004 tarihli ve 2560 sayılı Tebliğler Dergisindeki form ve belgeler kullanılır.